HR & Recruitment

Recruitment Operations Platform für eine Berliner Embedded Recruiting Agentur

Eine Berliner Embedded Recruiting Agentur mit mehreren parallelen Kundenprojekten war über ihre spreadsheet-basierten Prozesse hinausgewachsen. Wir entwickelten eine zentralisierte Operations-Plattform, die dem gesamten Team — Leadership, Talent Partnern und Kunden — erstmals eine gemeinsame Echtzeit-Sicht auf alle Recruiting-Aktivitäten ermöglichte.

Ausgangslage

Recruiting-Daten lagen in mehreren unverbundenen Google Sheets, manuell gepflegt von verschiedenen Teammitgliedern. Es gab keine zuverlässige Möglichkeit, den Output der Talent Partner über Kunden hinweg zu tracken, NPS und Kandidaten-Feedback-Trends zu überwachen, oder kundenorientierte Reports zu erstellen, ohne sie jedes Mal manuell zusammenzustellen. Die Daten selbst hatten Inkonsistenzen akkumuliert — unterschiedliche Namensformate, Rollentitel und Gehaltseinträge — die jede Analyse über Datensätze hinweg unzuverlässig machten.

Lösungsansatz

Wir bauten eine maßgeschneiderte Recruiting-Analytics-Plattform auf der bestehenden Google Sheets-Infrastruktur der Agentur — ohne Migration, ohne Unterbrechung der Live-Daten. Die Plattform hat drei Kernkomponenten:

Reporting Dashboard

Eine Live-Analytics-Schicht mit Hiring-Aktivitäten, Time-to-Fill, Offer-Conversion-Rates, NPS-Scores und Talent-Partner-Performance — filterbar nach Kunde, Rollentyp und Zeitraum. Führungskräfte und Talent Partner sehen dieselben Daten gleichzeitig, im selben Format.

Kundenportal

Ein sicheres, gebrandetes Portal, das jedem Kunden eine dedizierte Sicht auf seine eigenen Hiring-Daten gibt. Der Zugriff wird vollständig von der Agentur kontrolliert — Kunden authentifizieren sich via Magic Link (keine Passwörter, kein Google-Account erforderlich), und das Ops-Team kann Zugriff gewähren, entziehen oder anpassen über ein Admin-Interface, ohne eine Zeile Code zu berühren.

Daten-Normalisierungs-Layer

Bevor zuverlässige Analytics möglich waren, bauten wir im Backend eine Reconciliation-Schicht, die inkonsistente Datensätze über historische Daten standardisiert — unterschiedliche Talent-Partner-Namen, Kundenname-Varianten und Formatierungsunterschiede werden aufgelöst, sodass Joins über Datensätze hinweg akkurate Ergebnisse liefern.

Umsetzung

Woche 1–2: Daten-Audit, Normalisierungs-Engine und Google Sheets Integration Layer
Woche 3–4: Reporting Dashboard — KPIs, Filterung, Ansichten für Talent Partner und Kunden
Woche 5–6: Kundenportal — Magic Link Auth, branded Interface, Admin-Zugriffsverwaltung
Laufend: Iteration basierend auf Ops-Feedback, zusätzliche Analytics-Ansichten und Plattform-Stabilität

Ergebnisse

Arbeit, die zuvor unsichtbar war — oder nur derjenigen bekannt, die die Tabelle erstellt hatte — ist nun für alle sichtbar, die sie brauchen. Das Team kann Output über alle aktiven Engagements an einem Ort tracken, Kunden haben direkten Zugriff auf ihre eigenen Daten ohne auf manuelle Reports zu warten, und das Ops-Team verwaltet alles, ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Echtzeit-Reporting
Kundenportal
6 Wochen

Nächster Schritt

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